Ausgaben erfassen, bevor sie sich summieren

Team-Ausgaben erfassen, genehmigen und erstatten – mühelos. Mit Belegupload, Genehmigungsworkflows und automatischer Kategorisierung.

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zen-work.at/expenses

Ausgaben erfassen, bevor sie sich summieren

Team-Ausgaben erfassen, genehmigen und erstatten – mühelos. Mit Belegupload, Genehmigungsworkflows und automatischer Kategorisierung.

1-Klick

Belegupload

100%

Transparenz

Auto

Genehmigung

PDF

Export

Schritt für Schritt

So funktioniert die Ausgabenverwaltung

Vom Beleg zur Erstattung in wenigen Klicks

1 Schritt 1

Ausgabe einreichen

Teammitglieder reichen Ausgaben direkt im System ein. Belege hochladen, Kategorien wählen und Projekten zuordnen.

Foto- oder PDF-Belegupload
Automatische Kategorievorschläge
Projekt- und Kundenzuordnung

zen-work.at/expenses/create

Teammitglieder reichen Ausgaben direkt im System ein. Belege hochladen, Kategorien wählen und Projekten zuordnen.

2 Schritt 2

Genehmigung durch Vorgesetzte

Manager erhalten Benachrichtigungen und können Ausgaben mit Kontext und Kommentaren genehmigen oder ablehnen.

Automatische Genehmigungs-Benachrichtigungen
Budgetlimits und Richtlinien
Mehrstufige Genehmigungsketten

zen-work.at/feedback

Manager erhalten Benachrichtigungen und können Ausgaben mit Kontext und Kommentaren genehmigen oder ablehnen.

3 Schritt 3

Erstattung & Berichte

Genehmigte Ausgaben werden zur Erstattung verfolgt. Berichte für Buchhaltung und Steuerzwecke exportieren.

Erstattungsverfolgung
Monats- und Quartalsberichte
CSV- und PDF-Export für die Buchhaltung

zen-work.at/analytics

Genehmigte Ausgaben werden zur Erstattung verfolgt. Berichte für Buchhaltung und Steuerzwecke exportieren.

Alle Funktionen

Alles für deine Ausgabenverwaltung

Professionelle Funktionen für transparente Ausgabenverfolgung

Belegupload

Belege als Fotos oder PDFs hochladen. Alle Dokumente sicher gespeichert und mit Ausgaben verknüpft.

Genehmigungsworkflow

Mehrstufige Genehmigungsprozesse mit automatischen Benachrichtigungen und konfigurierbaren Richtlinien.

Kategorien & Tags

Ausgaben mit eigenen Kategorien, Tags und Steuersatzzuordnungen organisieren.

Berichte & Auswertungen

Detaillierte Ausgabenberichte nach Kategorie, Projekt, Teammitglied und Zeitraum.

Erstattungsverfolgung

Erstattungsstatus von der Genehmigung bis zur Auszahlung verfolgen. Keine offenen Beträge mehr übersehen.

Projektzuordnung

Ausgaben Projekten und Kunden zuordnen für genaue Projektkalkulation und Abrechnung.

Vorteile

Warum digitale Ausgabenverwaltung

Schluss mit verlorenen Belegen und manuellen Tabellen. Automatisiere deine Ausgabenverfolgung.

Zeit sparen

Ausgaben in Sekunden einreichen und genehmigen. Keine Papierformulare oder E-Mail-Ketten mehr.

Volle Transparenz

Jede Ausgabe erfasst, kategorisiert und mit Projekten verknüpft. Budgetübersicht in Echtzeit.

Steuerfertige Berichte

Ausgabenberichte mit Belegen für Buchhaltung und Steuererklärung exportieren. Immer prüfungsbereit.

Das steckt im Detail

Zwei Features, die den Unterschied machen.

Direkte Weiterverrechnung an Kunden

Genehmigte Ausgaben landen mit einem Klick als Position auf der Kundenrechnung – inklusive Beleg als Anhang. Kein Copy-Paste, keine vergessenen Positionen.

Pro Ausgabe: weiterverrechnen ja/nein
Aufschlag pro Kategorie konfigurierbar
Beleg als Anhang an die Rechnung

zen-work.at/invoices

Genehmigte Ausgaben landen mit einem Klick als Position auf der Kundenrechnung – inklusive Beleg als Anhang. Kein Copy-Paste, keine vergessenen Positionen.

Direkt mit dem Projektbudget verbunden

Jede Ausgabe verringert das Projektbudget in Echtzeit. Dein Team sieht beim Erfassen, wie viel im Topf noch übrig ist – Überraschungen am Monatsende ade.

Live-Budget-Anzeige beim Erfassen
Warnung bei Überschreitung der Schwelle
Auswertung pro Projekt & Kunde

zen-work.at/projects/1/budget

Jede Ausgabe verringert das Projektbudget in Echtzeit. Dein Team sieht beim Erfassen, wie viel im Topf noch übrig ist – Überraschungen am Monatsende ade.

Mehr Ansichten

Was Ausgaben über die Liste hinaus leisten

Vier Bereiche, in denen Ausgaben in Zen-Work mehr sind als ein Belegarchiv.

zen-work.at/audit-log

Wer hat eingereicht, wer hat genehmigt, wann erstattet? Jede Aktion landet im Audit-Log – prüfungssicher.

zen-work.at/automations

Ausgaben unter einem definierten Betrag werden per Automation automatisch durchgewunken – Manager-Zeit gespart.

zen-work.at/analytics

Welche Kategorie wächst, welcher Kunde verursacht welche Kosten? Analytics zeigt Trends pro Quartal.

zen-work.at/portal/invoices

Weiterverrechnete Ausgaben werden mit Beleg im Kundenportal sichtbar – volle Transparenz für den Kunden.

Anwendungsfälle

Perfekt für jedes Team

Ob Freelancer oder wachsendes Unternehmen – digitale Ausgabenverwaltung spart Zeit und Geld.

Kleine Unternehmen

Behalte den Überblick über alle Geschäftsausgaben ohne komplizierte Buchhaltungssoftware.

Agenturen & Beratungen

Projektbezogene Ausgaben verfolgen und korrekt an Kunden weiterberechnen.

Remote-Teams

Ausgaben standortübergreifend verwalten. Digitale Belege und Genehmigungen – kein Papier nötig.

Vorher vs. Nachher

Zen-Work vs. Tabelle & manuelle Erstattung

Was sich ändert, wenn Ausgaben nicht mehr in einer Tabelle und im Mail-Postfach leben.

Tabelle / manueller Prozess

Zen-Work

Kosten

Pro User extra HR-/Spend-Tool

Im Tarif enthalten

Projekt-Link

Manuell zuordnen

Direkt mit Projekt & Kunde verknüpft

Genehmigung

Mail-Ping-Pong, Tage offen

1-Klick + Auto-Approval-Regeln

Audit

Belege im Mail-Postfach

Vollständiger Audit-Trail je Beleg

Export

Tabelle nachbauen für Buchhaltung

CSV/PDF inklusive Belege

Datenschutz

Belege auf US-Cloud

EU-Server, DSGVO-konform

Rechnungen

Professionelle Rechnungen erstellen

Berichte & Analytics

Umfassende Geschäftsberichte

Projektmanagement

Projekte und Budgets verfolgen

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